L'impresa multiservizi

La nostra è un'impresa multiservizi, sai cos'è?

Siamo un'azienda che offre una serie di attività specializzate (edilizia, cura del verde, pulizie, assistenza alla persona, ecc.) riconducibili al termine facility management, attualmente una delle discipline professionali e operative in più rapida crescita a livello mondiale. Il suo successo è legato alla capacità di rendere gli edifici in cui viviamo e lavoriamo e le infrastrutture circostanti molto più efficienti, funzionali, sicuri e confortevoli.

L’International Organization for Standardization (ISO) definisce il Facility Management come una “funzione organizzativa che integra persone, luoghi e processi all’interno dell’ambiente costruito al fine di migliorare la qualità della vita delle persone e la produttività del core business aziendale”.

Sebbene l’obiettivo principale del Facility Management sia quello di supportare la gestione di una struttura (anche abitativa), la definizione evidenzia l’importanza di questo processo come disciplina aziendale, che ha lo scopo di coordinare lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e le attività che vengono svolte all’interno di un’azienda.

In parole più semplici, il Facility Management rappresenta un approccio integrato per la gestione degli edifici, dei sistemi e delle risorse appartenenti a una determinata organizzazione, per garantire che l’ambiente fisico sia in grado di soddisfare le esigenze degli utenti e supportare le funzioni principali dell’azienda stessa.

Qualunque sia il settore di applicazione, le funzioni principali del Facility Management includono:

• la manutenzione delle risorse: come suggerisce il nome, il Facility Management consiste essenzialmente nella manutenzione del costruito, in particolar modo per quanto riguarda le attrezzature, gli impianti (elettrici, meccanici, idraulici, ecc.), il verde, la pulizia e la vigilanza. Una corretta e frequente manutenzione delle strutture riduce al minimo il verificarsi di guasti e assicura che l’edificio e tutti i suoi componenti rimangano in condizioni ottimali e mantengano la loro funzionalità con il passare del tempo;
• l’organizzazione dei processi: prevede attività finalizzate all’organizzazione e alla strutturazione dei processi aziendali per garantire il miglioramento dell’efficienza e assicurare l’incremento della produttività;
• l’ottimizzazione dell’ambiente di lavoro: l'obiettivo è quello di creare ambienti di lavoro che siano sicuri, confortevoli e accoglienti per tutti gli utenti. E' perseguito tramite l’adeguata pianificazione degli spazi, l’organizzazione delle postazioni di lavoro, il monitoraggio dei parametri ambientali, la gestione dei carichi lavorativi;
• l’integrazione con la tecnologia: ogni area del Facility Management può trarre vantaggio dall’integrazione con le recenti innovazioni tecnologiche.

Qualunque sia la struttura da gestire (un ufficio, un ospedale, una fabbrica, un centro commerciale, uno stadio, un museo, un aeroporto, ecc.), il Facility Manager è il soggetto che ha un compito ben preciso: assicurare che gli edifici e tutti loro componenti funzionino correttamente, che i vari sistemi soddisfino gli scopi previsti e che il personale sia produttivo, al sicuro e a proprio agio.

Oltre ad essere responsabile della manutenzione delle risorse, il Facility Manager garantisce anche il corretto funzionamento delle operazioni aziendali e assicura un coordinamento efficace tra gli spazi fisici di lavoro e le persone che operano quotidianamente al loro interno.

Come si gestiscono le strutture?

I servizi di Facility Management vengono generalmente suddivisi in due categorie fondamentali:

1. Hard Facilities Management Services;
2. Soft Facilities Management Services.

I primi si concentrano sulla gestione dei componenti fisici delle strutture, di conseguenza la maggior parte di essi appartiene al settore della manutenzione. Tra gli Hard Services rientrano, ad esempio, tutte le attività finalizzate alla gestione di:

• impianti idraulici e di drenaggio;
• sistemi di illuminazione e HVAC;
• sistemi di sicurezza antincendio;
• impianti meccanici ed elettrici;
• componenti costruttivi dell’edificio.

I Soft Services sono correlati al mantenimento di un luogo di lavoro confortevole e sicuro, quindi si concentrano sul soddisfacimento delle esigenze degli utenti. Esempi comuni includono:

• servizi di pulizia e custodia;
• smaltimento dei rifiuti;
• pianificazione dello spazio;
• manutenzione del terreno e del paesaggio;
• adozione di misure di sicurezza;
• rifornimento di mobili e attrezzature;
• mantenimento degli standard di comfort;
• gestione dei sistemi di informazione.

I servizi soft quindi sono i servizi allo spazio e alla persona che impattano sia sulla qualità del prodotto (pensiamo ad esempio alla pulizia delle macchine di produzione) che sulla percezione del benessere e della vivibilità degli ambienti (pensiamo ad esempio alla differenza tra una mensa e un ristorante aziendale). Questi servizi sono quindi espressione dei valori aziendali e sono fondamentali per l’attrazione e ritenzione dei talenti.

Chi li gestisce?

Solitamente un servizio soft è gestito da un responsabile dei servizi generali, affiancato da collaboratori con skill gestionali e da personale operativo interno e/o esterno all'azienda. La caratteristica fondamentale per ricoprire questo ruolo è l’orientamento al cliente (customer focus), parola chiave nel mondo del servizio.

L’approccio customer focused si basa su empatia, ascolto attivo e capacità comunicative orientate a profilare e soddisfare il proprio cliente. Questo non toglie che per gestire i soft services sia necessaria una forte conoscenza dei servizi anche dal punto di vista tecnico, di impatto sull’ambiente e sulla sicurezza: pensiamo ad esempio ad una pulizia/sanificazione in quota che prevede personale che usi sostanze chimiche. Il responsabile dei servizi generali dovrà assicurarsi che tutte le misure di sicurezza siano state rispettate e che i prodotti utilizzati non intacchino le proprie strutture e siano smaltiti nella corretta maniera per non inquinare e non danneggiare la salute degli operatori che li usano.

Quali sono i vantaggi del Facility Management

Il Facility Management è un processo di fondamentale importanza perché assicura che l’ambiente costruito rimanga sicuro, confortevole, sostenibile ed efficiente nel tempo. Oltre a rendere un ambiente operativamente sano, questo processo aiuta le aziende di diversi settori a:

• migliorare l’efficienza e la produttività;
• garantire il rispetto della salute e sicurezza;
• assicurare una maggiore durata delle apparecchiature;
• ridurre lo stress dei collaboratori;
• favorire la sostenibilità;
• risparmiare sui costi.